Как написать письмо поставщику

29.06.2025 в 0:36

Деловая переписка с поставщиками требует четкости, вежливости и соблюдения определенных формальностей. Рассмотрим правильную структуру и содержание письма поставщику товаров или услуг.

Основные элементы письма поставщику

• Тема письма
• Приветствие
• Основной текст
• Заключительная часть
• Подпись
• Приложения (при необходимости)

Структура письма поставщику

1. Шапка письма

2. Основной текст письма

1. Представьтесь и укажите свою компанию
2. Четко сформулируйте цель письма
3. Укажите необходимые детали (наименование товара, количество, сроки)
4. Запросите необходимую информацию (прайс, условия поставки)
5. Укажите сроки ответа (при необходимости)

Пример письма поставщику

Текст письма с запросом коммерческого предложения

• Уважаемый Иван Иванович,
• ООО "Покупатель" рассматривает возможность сотрудничества с вашей компанией по поставке офисной мебели.
• Просим предоставить коммерческое предложение на поставку 20 офисных кресел модели "Комфорт".
• Укажите, пожалуйста:
  • Цену за единицу и общую сумму
  • Сроки изготовления и доставки
  • Условия оплаты
  • Гарантийные обязательства
• Просим ответить до 15.06.2023.
• С уважением, Петров П.П.

Типы писем поставщикам

Рекомендации по оформлению

• Используйте корпоративный email с доменом компании
• Пишите кратко и по делу
• Нумеруйте вопросы, если их несколько
• Проверяйте орфографию перед отправкой
• Прикрепляйте необходимые документы (спецификации, ТЗ)

Что избегать в переписке

1. Излишней эмоциональности
2. Неконкретных формулировок
3. Ошибок в наименовании компании и контактных лицах
4. Размытых сроков ("как можно скорее")
5. Избыточного количества вопросов в одном письме