Как правильно подшивать документы

28.06.2025 в 23:13

Подшивка документов - важный этап архивного делопроизводства, обеспечивающий сохранность и систематизацию бумажных носителей. Рассмотрим основные правила и методы профессиональной подшивки.

Необходимые материалы для подшивки

• Папка-скоросшиватель с 4 отверстиями
• Шнуровка или архивные нитки
• Дырокол (для стандартных отверстий)
• Обложка из плотного картона
• Наклейка для описи

Пошаговая инструкция подшивки

1. Подготовка документов

1. Расположите документы в хронологическом порядке
2. Пронумеруйте каждый лист карандашом в правом верхнем углу
3. Удалите все скрепки и скобы
4. Разгладьте сгибы и помятости

2. Формирование дела

Методы подшивки документов

• Шнуровка: Через 4 отверстия с завязыванием узла с обратной стороны
• Прошивка нитками: Прокол иглой в левом верхнем углу с закреплением
• Архивная подшивка: Специальным станком с прошивкой корешка
• Скоростная подшивка: С использованием пластиковых грибов

Требования ГОСТ к подшивке

1. Отступ от края - 1,5 см
2. Расстояние между отверстиями - 7-8 см
3. Нитки должны быть прочными (лен №10 или архивные)
4. Узел должен быть заклеен бумажной наклейкой
5. Концы ниток - не менее 5 см

Оформление обложки

Частые ошибки при подшивке

• Несоответствие отверстий стандартам
• Использование канцелярских скрепок вместо ниток
• Отсутствие нумерации листов
• Неправильная последовательность документов
• Использование неархивных материалов

Советы по долговременному хранению

1. Используйте бескислотные материалы
2. Избегайте металлических скрепок
3. Храните в вертикальном положении
4. Обеспечьте защиту от влаги и света
5. Проверяйте состояние дел ежегодно

Правильная подшивка документов обеспечивает их сохранность, удобство использования и соответствует требованиям архивного законодательства. Соблюдение стандартов и использование качественных материалов гарантирует долговечность документации.